Fin de Ciclo de Vida de la documentación: Buenas prácticas

Urbegi Destrucción documental SeguraA pesar del avance hacia una sociedad más digitalizada, todavía es habitual encontrar abundante documentación escrita prácticamente en todos los departamentos de empresas e instituciones: partes horarios, solicitudes, memorias, curriculums, facturas, presupuestos, estados financieros, … Documentación que pasado el momento de necesidad, amontonamos sin saber cómo ni cuándo deshacernos de ella.

A veces por falta de tiempo para su revisión, a veces por falta de seguridad sobre el contenido (no sé bien todo lo que hay … seguro que si tiro algo, lo necesito justo después) . Lo cierto es que cuanto más acumulamos, más cuesta encontrar el momento para deshacernos de lo innecesario.

No es muy distinto de lo que nos ocurre a veces en el garaje o en el trastero de casa, ¿verdad?
Y al final, urgidos por la presión de lo evidente, del espacio, o del jefe … terminamos tirándolo todo, sin revisar, sin clasificar… quedándonos con un cierto desasosiego ante lo irremediable.

Si a esto sumamos que es muy posible que parte de la documentación almacenada contenga datos sensibles, susceptibles de ser protegidos en virtud de la LOPD … parece recomendable que busquemos un cambio.
Una buena práctica fácilmente implantable, que ayuda a no acumular documentación innecesaria, a la vez que garantizar el adecuado tratamiento de documentación confidencial, es contar con un servicio de Destrucción Confidencial.

Este servicio tiene diversas ventajas frente a las máquinas destructoras: evita tiempos de espera, no es necesario separar plásticos ni piezas metálicas, está siempre disponible sin averías, no requiere inversión previa …
La documentación se deposita en Contenedores Seguros ubicados cerca de los puntos de generación: oficina técnica, recursos humanos, finanzas, oficinas de atención al cliente o a la ciudadanía, … De esta forma, además se fomenta la cultura 5Ss, con claras ventajas para la salud laboral, ya que según dicen los psicólogos, la acumulación de documentos e información (en formato papel o digital) es un importante factor de stress.

El servicio de Destrucción Confidencial garantiza la confidencialidad de la documentación desechada no sólo en el momento de introducirla en los contenedores no accesibles, sino a lo largo de todo su recorrido hasta la destrucción en plantas certificadas según norma UNE EN15713, como la que tiene en Balmaseda (Bizkaia) Gesducon, la empresa de servicios de Destrucción Confidencial del Grupo Urbegi, que ofrece nivel de seguridad superior a 3 (DIN 32757).

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